Mer om tjänster inom Intern kontroll

​

• Checklistor för månadsbokslut med ansvarsfördelning

  • Återkommande viktiga händelser vid varje månad/kvartal

  • Ett stöd för planering av månadsbokslutsarbetet

  • Förtydligar ansvarsfördelning samt för att underlätta för andra att veta vad som är gjort

  • Minskar risken för att viktiga deadlines och återkommande händelser glöms bort som ex skatteinbetalningar, löneutbetalningar, låsa perioder i ekonomisystem, inbetalning till Collectum etc.

• Kontroll av balansräknings öppna poster med månatliga avstämningar 

  • Stor fördel att alla balanskonton stäms av varje månad

  • Samtliga avstämningar ska ha styrkande externa underlag och kommentarer till öppna poster

  • Städa och red ut gamla & otydliga öppna poster

  • Digitalt arkiv på gemensam plats där man lätt kan gå tillbaks och se tidigare månads avstämningar & öppna poster

• Revisioner samt uppföljning/implementation av revisorernas tidigare iakttagelser 

  • Viktigt med en transparant & god relation till revisorerna

  • Vid behov & om möjlighet finns genomföra en extra delårsrevision/förvaltningsrevision. Minskar arbetet vid årsbokslutet och finns möjlighet att genomföra ev förändringar som behövs innan årsrevisionen.  

  • Arbeta aktivt under året med att följa upp revisorernas rapporterade iakttagande och ev. avvikelser.

  • Boka upp tid för revision i god tid

  • Planera arbetet i god tid, avsätt tid i kalender, kontakta alla som kan tänkas delta i revisionen i organisationen (inte endast ekonomifunktionen)

  • Be om en förberedelselista i förväg för att underlätta planeringen och fördela ut arbetsuppgifterna

  • Sätt upp en struktur för att spara ner dokumentet på egen server/sharepoint

  • Se till att ha inloggningsuppgifter för att kunna ladda upp dokument i revisorernas dokumenthanteringssystem som ex connect.

• Effektiva rutiner och arbetsprocesser som är dokumenterade

  • Bra och tankeväckande redovisningsrutiner kommer att säkerställa aktuell och korrekt redovisning och skingra oklarheter och tvetydigheter kring hur jobbet ska göras samt i vilken ordning vilket inte bara ökar kvaliteten utan också effektiviteten.

  • Det underlättar även introduktionen av nyanställda – de kommer snabbare in i sina arbetsuppgifter och risken för dyrbara misstag minskar.

  • Dokumentationen ger även ett nuläge kring hur ekonomifunktionen bedrivs och fungerar vilket är ovärderligt inför en utveckling och effektivisering av processerna.

  • Många av rutinerna och uppgifterna som är relaterade till ekonomin och redovisning sker i redovisningssystem. Det kan dock finnas en stor skillnad i funktionalitet och möjligheter i de olika systemen på marknaden. För att säkerställa både effektivitet och kvalitet bör du använda en modern molnlösning med hög grad av automatisering.

  • Effektiva arbetsprocesser hjälper till att förbättra kassaflödet för ditt företag, eftersom uppgifterna utförs snabbare och mer korrekt. Det kan till exempel handla om effektiva betalnings- och avstämningslösningar eller automatisk sändning av påminnelser. Detta innebär också mindre tid på administration och bättre kvalitet.

• Digitalisera flöden i så stor utsträckning som möjligt

  • Använda systemstöd för periodiseringar, anläggningsregister

  • Läs in filer från banker & andra system (ex löner, crm system etc) för att minska risken för fel

  • Försök hitta möjligheter till att minska tidsödande registreringar/bokföringar för att få tid till ex analys.

• Tydliga attestregler som är integrerade i affärssystem samt genomlysning av behörigheter

  • En tydlig attestinstruktion för både ekonomiavdelning och resten av organisationen

  • Viktigt att man följer bolagets attesträtt och attestregler och bygger in det i systemen

  • En stor fördel & trygghet att ha dubbelattest på banker och godkännande av kostnader

  • Viktigt att gå igenom behörigheter/fullmakter minst två gånger per år

• God kontroll av Kundreskontran

  • Gå igenom kundreskontran varje månadsbokslut.

  • Fakturera direkt för en avsevärt bättre likviditet

  • Boka betalningar minst 2ggr/månad

  • Skicka påminnelser löpande

  • Se över om betalningsvillkoren går att korta ner

  • Rensa kundregistret och se till att det är rätt kunduppgifter registrerade

  • Kontrollera kundens betalningsförmåga vid nya kunder men även vid stora orders av befintliga kunder

• Stödjande dokumentation till bokföring

  • För transparens är det viktigt att ha tydliga underlag till en bokföringsorder & gärna digitalt och inlästa i ekonomisystemet.

  • Tydliga underlag/dokumentation kan vara beskrivande bokföringsorders och externa underlag/bilagor

  • Underlättar arbetet vid avstämningar, analys samt vid revision. Det är lättare än man tror att glömma bort varför man har bokfört på ett specifikt sätt och utan beskrivande underlag så kan det ta lång tid att sätta sig in i transaktionen.

• Bra stöd för Löner

  • Löner tillhör företagets största kostnader och är samtidigt ett område fullt av lagar och regler (gäller att veta vad man gör).

  • Med ett bra stöd så blir arbetet inte bara mer effektivt, även risken för fel minimeras och all rapportering förenklas.

  • Stöd kan vara ett bra lönesystem eller outsourcing av lönerna

  • Ett bra stöd kan även få bort onödiga och analoga moment i typiskt administrativa uppgifter som exempelvis att beräkna lön, bokföra kvitton och betala ut utlägg till anställda

• Digitala leverantörsfakturor

  • Alltid tillgängligt via smartphone eller dator, vilket frigör tid för både användare och ekonomifunktionen

  • Kan med systemstöd enkelt följa attesträttigheterna

  • Bättre kontroll och snabbare hantering

  • Fakturatolkning och digitalt arkiv som innebär mindre administration